Het inschakelen van een incassobureau is geen wenselijke situatie voor ondernemers. In een ideale wereld zou je gewoon tijdig betaald worden voor de geleverde diensten of producten. Helaas is het in de praktijk niet ongewoon dat facturen onbetaald blijven. Wanneer is het moment daar om een incassobureau in te schakelen en hoe ga je hiermee om? Dat ontdek je in deze blog.

Heb je reeds stappen ondernomen voordat je overgaat tot het inschakelen van een incassobureau?

Controleer altijd eerst of je alle noodzakelijke stappen hebt ondernomen voordat je daadwerkelijk overgaat tot het inschakelen van een incassobureau. Bied de klant de gelegenheid om de factuur te voldoen voordat je de expertise van een incassobureau inroept. Als de factuur na de eerste herinnering niet is betaald, stuur dan nog een betalingsherinnering. Het is mogelijk dat de factuur over het hoofd is gezien of dat er simpelweg een fout is opgetreden, waardoor de klant de factuur niet heeft ontvangen. Bij gebrek aan reactie op de betalingsherinnering, neem contact op met jouw klant om de situatie te achterhalen. Het kan zijn dat de klant zich in financiële moeilijkheden bevindt, en in dat geval kun je mogelijk een betalingsregeling treffen. Het aangaan van een betalingsregeling toont begrip en voorkomt dat de klantrelatie wordt geschaad.

Als je al meerdere vriendelijke pogingen hebt gedaan om de betaling te innen, overweeg dan het sturen van een aanmaning als serieuze stap voordat je een incassobureau inschakelt. In de aanmaning kun je aankondigen dat als de betaling opnieuw uitblijft, er verdere stappen worden ondernomen, waaronder het inschakelen van een incassobureau.

Wanneer jouw klant ook de eerder overeengekomen betalingsregeling niet serieus neemt, is het raadzaam een incassobureau in te schakelen om de vordering te innen. Als je op de hoogte bent van de financiële problemen van jouw klant, kan een incassobureau helpen bij het innen van de schuld bij de wanbetaler.

Onder welke omstandigheden mag je een incassobureau inschakelen, en wat zijn de taken van een incassobureau?

Wanneer is het toegestaan voor een bedrijf om een incassobureau in te schakelen? Het inschakelen van een incassobureau is aan strikte regels gebonden. Alvorens incassokosten bij de wanbetaler in rekening te brengen, dien je minstens één betalingsherinnering of aanmaning te hebben verstuurd.

Een incassobureau ondersteunt bij het innen van het verschuldigde bedrag waar je als crediteur recht op hebt, nadat jouw eigen inspanningen om de debiteur te laten betalen vruchteloos zijn gebleven. Bij de betrokkenheid van een incassobureau worden kosten gemaakt, welke volledig door de wanbetaler gedragen moeten worden.

De kosten van het inschakelen van een incassobureau

De incassokosten worden volledig door de wanbetaler gedragen en variëren afhankelijk van de openstaande schuld bij jou. Voor bedragen tot €2500 bedragen de maximale incassokosten 15% van het verschuldigde bedrag. Desondanks geldt een minimumbedrag van €40,-, zelfs als dit niet overeenkomt met 15% van de openstaande schuld. Voor meer informatie kun je terecht op de website van de Rijksoverheid.

Naast de wettelijke incassokosten zijn verdere kosten niet toegestaan. Wel is het mogelijk om in de aanmaning een rentepercentage op te nemen, maar hierbij dien je te bedenken dat dit de klantrelatie verder kan belasten.

Met het OpenstaandeVorderingen-platform kun je de minimale wettelijke incassokosten van €40,- zelf behouden, zonder deze, zoals bij de inschakeling van een incassobureau, af te staan aan OpenstaandeVorderingen. Deze incassokosten worden wel bij de wanbetaler in rekening gebracht. Voor een incassotraject betaal je een vaste prijs van €19,95, waardoor je altijd €20,- verdient op een incassotraject. Een extra voordeel is dat je zelf de controle behoudt.

Zoek in eerste instantie naar een oplossing voordat je besluit een incassobureau in te schakelen.

Probeer altijd eerst zelf een oplossing te vinden of win juridisch advies in voordat je overweegt een incassobureau in te schakelen. Wacht bovendien niet te lang met het inschakelen van een incassobureau, omdat het steeds lastiger wordt om de vordering te innen naarmate de tijd verstrijkt. Vooral bij aanzienlijke bedragen is het verstandig om zo snel mogelijk stappen te ondernemen, zodat het incassotraject niet onnodig lang uitgerekt wordt.

Indien je liever geen gebruikmaakt van een incassobureau en zelf de controle wilt behouden, biedt OpenstaandeVorderingen het ideale platform. Binnen enkele minuten kun je een zaak starten, en het platform zorgt ervoor dat de wanbetaler op een duidelijke en correcte manier herinnerd wordt aan de openstaande facturen. Daarnaast kun je eenvoudig met één druk op de knop een deurwaarder of advocaat inschakelen. Start hier jouw zaak!