Elke ondernemer komt op een gegeven moment in de situatie waarin het noodzakelijk is een WIK-brief te versturen, vooral wanneer facturen laat of zelfs helemaal niet worden betaald. Dit kan uitermate frustrerend zijn en de nodige stress veroorzaken. Voordat je de stap zet naar juridische maatregelen, is het essentieel om op een beleefde en vriendelijke manier aan je klanten te vragen om de betaling alsnog te voldoen. Als je ooit met deze uitdaging te maken hebt gehad, ben je waarschijnlijk bekend met een ‘WIK-brief’. Wat houdt een WIK-brief precies in, wat kun je ermee en welke betekenis draagt deze brief? Dat ontdek je in dit artikel.

Wat is een WIK brief 

De term ‘WIK-brief’ staat voor ‘Wet Incassokosten Brief’ en wordt informeel ook wel aangeduid als de ’15 dagen brief’, aanmaning of laatste aanmaning. Hoewel men de brief nog steeds vaak de ’15 dagen brief’ noemt, betreft het tegenwoordig eigenlijk een termijn van 15 dagen. Dit komt doordat de debiteur vanaf het moment van ontvangst van de brief 15 dagen heeft om de betaling te voldoen, waarbij de termijn begint twee dagen na de dagtekening. Ondanks de hoop van een bedrijf dat klanten tijdig betalen, belandt elke ondernemer vroeg of laat in een situatie waarin een WIK-brief noodzakelijk is.

In de WIK-brief bied je de debiteur opnieuw de gelegenheid om de openstaande factuur te betalen, zonder dat hier extra kosten aan verbonden zijn. Na ontvangst van de WIK-brief heeft de klant 14 dagen de tijd om de betaling te voldoen en wordt hij op de hoogte gesteld van mogelijke consequenties als de betaling na deze brief uitblijft. In de meeste gevallen volgt hierna een gerechtelijk incassotraject. De Wet Incassokosten Brief is ingevoerd op 1 juli 2012 en is verplicht voor consumenten. Hoewel de WIK-brief niet verplicht is bij zakelijke vorderingen, kan het sturen ervan bijdragen aan het behoud van een goede klantrelatie, omdat je niet direct overgaat tot een gerechtelijk incassotraject.

Waarvoor wordt een WIK brief gebruikt?

Een WIK brief wordt gebruikt om op formele wijze, nog een laatste keer de debiteur de mogelijkheid te geven de betaling te voldoen. Ook wordt deze 15 dagen brief gebruikt om aan te geven dat wanneer dit niet gebeurt, er extra kosten, ook wel incassokosten, boven op de openstaande schuld komen of dat er een deurwaarder wordt ingeschakeld. Meestal werkt deze officiële WIK-brief, en hoeft er geen gerechtelijk incassotraject gestart worden waarbij een deurwaarder wordt ingeschakeld.

De WIK brief schrikt af wanneer de debiteur doorheeft dat er consequenties aan vast zitten wanneer er ook nu niet betaald wordt. Hierdoor wordt de openstaande schuld vaak sneller betaald. Toch is er een kleine groep die, wegens omstandigheden, nog steeds niet betaalt. Dan wordt het tijd om een incassobrief te versturen.

Veel ondernemers vinden het moeilijk om een WIK brief te versturen naar de klant. Ze willen de klantrelatie niet onder druk zetten en wanneer er sprake is van een situatie waarin de klant in financiële problemen verkeert, wil je ook begrip tonen voor de situatie.

Toch moet je ook aan je eigen situatie denken. Wanneer geen enkele klant jouw bedrijf zou betalen, dan kom je zelf in financiële problemen. Dit wil je voorkomen. Het starten van een minnelijk incassotraject, waarvan de WIK brief onderdeel is, is daarom van groot belang.

Wat houdt een WIK brief in?

Een WIK-brief moet voldoen aan specifieke wettelijke eisen. Het is essentieel om aan te geven dat de debiteur binnen 14 dagen de openstaande schuld moet voldoen, zonder dat hier extra kosten aan verbonden zijn. Daarnaast dien je duidelijk te maken dat er na 14 dagen consequenties zullen volgen als de betaling uitblijft. Het is belangrijk deze consequenties te benoemen, zodat de debiteur op de hoogte is van wat hem te wachten staat en niet voor verrassingen komt te staan.

Vermeld expliciet dat bij uitblijvende betaling de vordering, eventuele rente en incassokosten worden opgeëist. Geef hierbij ook aan wat de totale som hiervan is. In de WIK-brief zijn tevens gegevens te vinden zoals de hoofdsom, factuurnummer en instructies over hoe de betaling dient te geschieden.

Als je het lastig vindt om zelf een WIK-brief (laatste aanmaning, pre-incasso, etc.) naar je klanten te sturen, wat begrijpelijk is, kan een platform zoals OpenstaandeVorderingen uitkomst bieden. Met OpenstaandeVorderingen verstuur je eenvoudig een WIK-brief/pre-incassobrief voor slechts €14,50. OpenstaandeVorderingen verzendt zowel een fysieke als digitale brief naar jouw debiteur, wat garant staat voor een gegarandeerde ontvangst. Vaak is deze laatste aanmaning al effectief genoeg om betaling van de openstaande vordering af te dwingen.

Maak hier gratis een account aan en verstuur een WIK-brief naar jouw debiteur.